Markkinointi- ja viestintärekisteri
1. Rekisterinpitäjä
Arkea Oy (2443151-8)
PL 683, 20101 Turku
Muut yhteystiedot: www.arkea.fi, puh, vaihde: 0207 597 577
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Pirjo Kankaanranta
Postiosoite: PL 683, 20101 Turku
Käyntiosoite: Tykistökatu 4A, 20520 Turku
Sähköpostiosoite: pirjo.kankaanranta@arkea.fi, puh., vaihde: 0207 597 577
3. Rekisterin nimi
Arkea Oy:n markkinointi- ja viestintärekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään lain sallimissa puitteissa palveluidemme markkinointiin ja suoramarkkinointiin,viestinnän parantamiseksi ja potentiaalisten asiakkaiden tunnistamiseksi,yhteydenottopyyntöjen käsittelyyn ja niihin vastaamiseen,mielipide- tai markkinatutkimuksiin sekä palvelumme käytön seurantaan.
Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, asiakassopimukseen tai Arkea Oy:n oikeutettuun etuun.
5. Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut
Arkea Oy:llä on oikeutettu etu markkinoida ja viestiä palveluistaan rekisteröidyille.
6. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää seuraavia tietoja rekisteröidyistä: Sukunimi, etunimet, postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, titteli tai asema, ip-osoite, käyttäjätunnus, rekisteröidyn edustaman yrityksen nimi ja sen yrityksen yhteys- ja osoitetiedot, postituslistat. Lisäksi rekisteri voi sisältää tietoja palveluiden tarjoamiseen, ostamiseen, käyttämiseen ja kehittämiseen sekä markkinointiin ja myyntiin liittyviä tietoja ja muita asiakassuhteen hoitamisen tai kehittämisen kannalta olennaisia tietoja.
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään tai henkilön edustamalta yritykseltä, henkilön rekisteröityessä palveluun tai osallistuessa Arkea Oy:n järjestämiin markkinointikampanjoihin ja -tapahtumiin. Lisäksi tietolähteenä on Arkea Oy:n henkilöstörekisteri. Tietoja kerätään myös julkisista, yleisesti saatavilla olevista lähteistä sekä ulkopuolisten palveluntarjoajien pitämistä rekistereistä, esimerkiksi internetin julkisista tietolähteistä.
8. Henkilötietojen vastaanottajaryhmät
Arkea Oy:n omat henkilötietojen käsittelijät, joille henkilötiedot ovat välttämättömiä liittyen työn suorittamiseen. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa palveluntarjoajille, jotka käsittelevät henkilötietoja Arkea Oy:n lukuun salassapitovelvollisuuden ja sopimuksen tietosuojavelvoitteiden mukaisesti.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaistahoille, joilla on oikeus tietojen saantiin.
9. Tiedot tietojen siirrosta kolmansiin maihin ja tiedot käytettävistä suojatoimista
Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
10. Henkilötietojen säilyttämisaika / ajan määrittämiskriteerit
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niiden käsittely on tarpeen kerättyjen henkilötietojen käyttötarkoituksia varten kuitenkin enintään 10 vuoden ajan henkilön viimeisestä käyttötapahtumasta tai kunnes asiakas peruuttaa markkinointisuostumuksen.
11. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin tietojen käyttöoikeus on rajattu tietyille henkilöille heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.
Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä tietoverkon käyttöoikeus-kirjautumisella ja käyttäjäkohtaisilla käyttöoikeusmääräyksillä. Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.
Manuaalisesti käsiteltävät tiedot säilytetään valvonnan alaisena kansiossa tai kortistossa, lukituissa kaapeissa, tilassa johon kulkemista valvotaan.
12. Rekisteröidyn oikeudet
Tietojen tarkastus-, korjaus- ja poisto-oikeus Arkea Oy:n tietosuojapolitiikan mukaisesti. Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä. Vastustamispyynnöt osoitetaan kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.
13. Tiedot automaattisen päätöksenteon, ml. profiloinnin olemassaolosta
Rekisterin tiedoista ei tehdä automaattista päätöksentekoa. Rekisteröityjä profiloidaan ja henkilötietoja käytetään asiakastarpeen tunnistamiseen ja viestinnän kohdistamiseen.